Inledning
OEM International AB (bolaget) tillämpar Svensk kod för bolagsstyrning (Koden) i enlighet med NASDAQ OMX Stockholms regelverk för emittenter. Koden syftar till att skapa goda förutsättningar för en aktiv och ansvarskännande ägarroll och utgör ett led i självregleringen inom det svenska näringslivet. Den bygger på principen följ eller förklara, vilket innebär att det inte är något brott mot Koden att avvika från en eller flera regler om motiv finns och förklaras. OEM International har noterat avvikelser från kodens regler avseende valberedning och antalet styrelseledamöter i revisionsutskottet. Avvikelserna redogörs för i detalj nedan under rubrikerna valberedning och revisionsutskott.
Ansvarsfördelning
Syftet med bolagsstyrningen är att skapa en tydlig roll- och ansvarsfördelning mellan ägare, styrelse och verkställande ledning. Bolagsstyrningen inom OEM baseras på svensk aktiebolagslag och andra lagar och förordningar, gällande regler för aktiemarknadsbolag, bolagsordningen, styrelsens interna styrinstrument, Svensk kod för bolagsstyrning och andra interna riktlinjer och regler.
Aktieägare
OEM International AB är ett publikt bolag och noterades på Stockholmsbörsen i december 1983. Vid utgången av år 2014 hade OEM International AB 2 462 aktieägare. De tio största ägarna kontrollerade vid årsskiftet 75 % av aktiekapitalet och 91 % av rösterna. Följande har direkt eller indirekt aktieinnehav som representerar minst en tiondel av röstetalet för samtliga aktier i bolaget; Orvaus AB 28,9 %, Hans och Siv Franzén 21,4 %, Agne och Inger Svenberg 19,2 % samt AB Traction 10,0 %.
Bolagsordning
Bolagsordningen stadgar att OEM International AB är ett publikt bolag, vars verksamhet är att ”driva försäljning av automatikkomponenter, ävensom idka annan därmed förenlig verksamhet”.
Aktiekapitalet uppgår till 38 615 015 kronor och antalet aktier till 23 169 309 fördelat på 4 767 096 A-aktier, vilka medför 10 röster, och 18 402 213 B-aktier, med vardera en röst. Bolagets styrelse ska bestå av minst fyra och högst sju ledamöter. Bolaget ska ha minst en av årsstämman utsedd revisor, och om denne inte är ett revisionsbolag, en revisorssuppleant. Kallelse till årsstämma och extra bolagsstämma där frågan om ändring av bolagsordning ska behandlas, ska utfärdas tidigast sex och senast fyra veckor före stämman. Kallelse till annan extra bolagsstämma får ske senast tre veckor före stämman. Kallelse till bolagsstämma skall ske genom annonsering i Post- och Inrikes Tidningar samt på bolagets hemsida. Att kallelse skett skall annonseras i Svenska Dagbladet.
Vid omröstning på stämma föreligger ingen begränsning i röstetalet för företrädda aktier.
Det finns hembudsförhållande på A-aktierna samt en företrädesklausul vid kontant- eller kvittningsemission. För nu gällande bolagsordning som antogs av årsstämman 2011, se bolagets webbplats, www.oem.se, under avsnittet Företaget/Bolagsstyrning/Bolagsordning.
Bolagsstämma
Bolagsstämman är det högsta beslutande organet i OEM International AB där aktieägarna utövar sin rösträtt. På årsstämman fattas beslut avseende fastställande av rapport över resultat för koncernen, rapport över totalresultat för koncernen, rapport över finansiell ställning för koncernen samt resultat- och balansräkningar för moderbolaget, utdelning, val av styrelse och i förekommande fall val av revisorer, ersättning till styrelseledamöter och andra ledande befattningshavare, ersättning till revisorer samt andra frågor i enlighet med aktiebolagslagen och bolagsordningen. Årsstämma ska hållas inom sex månader från räkenskapsårets utgång i Tranås kommun. Samtliga aktieägare som inför stämman är registrerade i aktieboken och som anmält deltagande har rätt att delta och rösta för sitt totala aktieinnehav.
Aktieägare vars aktier är förvaltarregistrerade måste, för att kunna utöva sin rösträtt på bolagsstämman, tillfälligt omregistrera sina aktier i eget namn, enligt vad som följer av kallelsen till bolagsstämman. Aktieägare kan företrädas av ombud. Protokoll finns att tillgå på bolagets webbplats, www.oem.se, under avsnittet Företaget/Bolagsstyrning/Årsstämma.
Vid årsstämman 2014 den 29 april 2014 deltog aktieägare som representerade 61,4 % av aktiekapitalet och 86,4 % av rösterna. Lars-Åke Rydh valdes till ordförande för årsstämman. Vid stämman framlades årsredovisningen och revisionsberättelsen. I anslutning härtill lämnade styrelseordföranden information om styrelsens arbete samt redogjorde för samarbetet med revisorerna. Bolagets verkställande direktör och koncernchef Jörgen Zahlin kommenterade i anslutning till detta, koncernens verksamhet, räkenskapsåret 2013, utvecklingen under det första kvartalet 2014 samt lämnade sin kommentar till koncernens förutsättningar inför framtiden. Revisor föredrog revisionsberättelsen samt en muntlig redogörelse av arbetet under året.
Stämman år 2014 beslöt:
att fastställa utdelningen till 4,00 kronor per aktie
att genomföra ett automatiskt inlösenförfarande, där varje aktie delas i två aktier (s.k. aktiesplit 2:1) varav en skall benämnas inlösenaktie i Euroclear-systemet. Varje inlösenaktie löstes in mot 10 kronor. Det automatiska inlösenförfarandet innefattade följande beslut:
(a) ändring av bolagsordningen såvitt avser gränserna för antalet aktier;
(b) uppdelning av aktier (s.k. aktiesplit);
(c) minskning av aktiekapitalet genom inlösen av aktier; samt
(d) ökning av aktiekapitalet genom fondemission
att till styrelseledamöter välja Lars-Åke Rydh, Ulf Barkman, Hans Franzén, Jerker Löfgren, Agne Svenberg och Petter Stillström
att välja Lars-Åke Rydh till styrelsens ordförande
att i enlighet med valberedningens förslag ska valberedningen utgöras av representanter för minst tre och högst fyra av de största aktieägarna och att styrelsens ordförande ska fungera som valberedningens ordförande
att i enlighet med styrelsens förslag ska OEM International AB tillämpa ersättningar till ledande befattningshavare i huvudsak innebärande att de ska bestå av en fast och rörlig del. Ersättningarna ska vara marknadsmässiga och den rörliga delen kan maximalt uppgå till 58 % av fast lön. Bolagsledningen ska ha marknadsmässiga pensionsvillkor som ska vara premiebaserade och högst uppgå till 30 % av fast ersättning.
att i enlighet med styrelsens förslag i samband med eventuellt företagsförvärv få nyemittera B-aktier till ett antal av högst 1 800 000 st.
att i enlighet med styrelsens förslag få återköpa maximalt 10 % av bolagets aktier.
Årsstämma 2015 hålls den 23 april 2015 i Tranås.
Valberedningen
Vid årsstämman 29 april 2014 beslutades att valberedningen ska utgöras av en representant för envar av de minst tre och högst fyra största aktieägarna i bolaget jämte styrelseordföranden, om denne inte är ledamot i egenskap av ägarrepresentant. Om aktieägare inte utövar sin rätt att utse ledamot ska den till röstetalet närmast följande största aktieägare ha rätt att utse ledamot i valberedningen. Namnen på ledamöterna, tillsammans med namnen på de aktieägare de företräder, ska offentliggöras senast sex månader före årsstämman 2015 och baseras på de kända röstetalen omedelbart före offentliggörandet. Valberedningens mandatperiod ska sträcka sig fram till dess att ny valberedning utsetts. Ordförande i valberedningen ska vara styrelsens ordförande.
Om väsentlig förändring sker i bolagets ägarstruktur efter det att valberedningen utsetts ska också valberedningens sammansättning ändras i enlighet med principerna ovan. Aktieägare som utsett representant till ledamot i valberedningen ska ha rätt att entlediga sådan ledamot och utse ny representant till ledamot i valberedningen, liksom att utse ny representant om den av aktieägaren utsedde ledamoten väljer att lämna valberedningen. Förändringar i valberedningens sammansättning skall offentliggöras så snart sådana har skett. Valberedningens sammansättning offentliggjordes i samband med avlämnandet av delårsrapport den 21 oktober 2014. Valberedningens sammansättning finns tillgänglig på OEMs webbplats, www.oem.se, under avsnittet Företaget/ Bolagsstyrning/Valberedning.
Valberedningen ska arbeta fram förslag i nedanstående frågor att förelägga årsstämman 2015 för beslut:
• förslag till stämmoordförande
• förslag till styrelseledamöter
• förslag till styrelseordförande
• förslag till styrelsearvoden
• förslag till arvode för eventuellt kommittéarbete
• förslag till revisor
• förslag till revisionsarvode
• förslag till beslut om valberedning
Valberedningen ska i samband med sitt uppdrag i övrigt fullgöra de uppgifter som enligt Svensk kod för bolagsstyrning ankommer på valberedningen och vid behov ha rätt att belasta bolaget med skäliga kostnader, t.ex. för externa konsulter, som av valberedningen bedöms nödvändiga för att valberedningen skall kunna fullgöra sitt uppdrag.
Valberedningen inför årsstämman 2015 består av:
• Lars-Åke Rydh, styrelsens ordförande och tillika valberedningens ordförande
• Jerker Löfgren, Orvaus AB
• Hans Franzén
• Agne Svenberg
• Bengt Stillström, AB Traction
Valberedningen har haft tre protokollförda sammanträden där man bl.a. tagit del av utvärderingen av styrelsens arbete under det gångna året samt diskuterat styrelsens sammansättning.
Valberedningens förslag till årsstämman kommer att presenteras i kallelsen till stämman samt på bolagets hemsida.
Sammansättningen av ovanstående valberedning avviker från Kodens regler avseende att majoriteten är styrelseledamöter, att högst en av de styrelseledamöter som ingår får vara beroende till större aktieägare och att styrelseledamot inte ska utgöra valberedningens ordförande. Bedömningen är att det är rimligt att denna storlek av bolag har en valberedning som representeras av de största aktieägarna och att även vissa av dessa fungerar som styrelsemedlemmar.
Styrelsen
Styrelsens sammansättning
Bolagets styrelse ska enligt bolagsordningen bestå av minst 4 och högst 7 ledamöter valda av bolagstämman för tiden intill slutet av nästa årsstämma. Sedan årsstämman 2014 utgörs styrelsen av de stämmovalda ledamöterna Lars-Åke Rydh (ordförande), Ulf Barkman, Hans Franzén, Jerker Löfgren, Petter Stillström och Agne Svenberg. Presentation av styrelsens ledamöter finns på sidan 83 samt på bolagets webbplats, under avsnittet Företaget/Styrelsen. Samtliga styrelseledamöter är oberoende i förhållande till bolaget och bolagsledningen. Av de ledamöter som är oberoende i förhållande till bolaget och bolagsledningen är Ulf Barkman och Lars-Åke Rydh även oberoende i förhållande till bolagets större aktieägare. En presentation av de uppdrag som styrelseledamöterna för närvarande innehar återfinns på sidan 83.
Styrelsens ordförande
Styrelsens ordförande Lars-Åke Rydh, som omvaldes till ordförande vid årsstämman 2014, har till uppgift att se till att styrelsens arbete bedrivs effektivt och att styrelsen fullgör sina uppgifter i enlighet med svensk aktiebolagslag, andra lagar och förordningar, gällande regler för aktiemarknadsbolag (inklusive Koden) och styrelsens interna styrinstrument. Det är ordförandens uppgift att styrelsen fortlöpande uppdaterar och fördjupar sina kunskaper om bolaget, tillser att styrelsen erhåller tillfredställande information och beslutsunderlag för sitt arbete, fastställa dagordning för styrelsens sammanträden, efter samråd med verkställande direktören, kontrollera att styrelsens beslut verkställs samt se till att styrelsens arbete årligen utvärderas. Styrelsens ordförande företräder bolaget i ägarfrågor.
Styrelsens uppgifter
Styrelsen fastställer årligen en skriftlig arbetsordning som reglerar styrelsens arbete och dess inbördes arbetsfördelning inklusive dess utskott, beslutsordningen inom styrelsen, styrelsens mötesordning samt ordförandens arbetsuppgifter. Styrelsen har också utfärdat en instruktion för verkställande direktören där dennes arbetsuppgifter och rapporteringsskyldighet gentemot styrelsen regleras. Vidare har styrelsen antagit policys avseende exempelvis finanspolicy.
Styrelsen övervakar verkställande direktörens arbete genom löpande uppföljning av verksamheten under året och ansvarar för att organisation samt ledning och riktlinjer för förvaltning av bolagets angelägenheter är ändamålsenligt uppbyggda samt att det finns en tillfredställande intern kontroll. Styrelsen ansvarar vidare för utveckling och uppföljning av bolagets strategier, beslut om förvärv och försäljning av verksamheter, större investeringar samt tillsättningar och ersättningar till verkställande direktören och övriga ledande befattningshavare i enlighet med de riktlinjer som beslutats av årsstämman. Styrelsen och verkställande direktören framlägger årsredovisningen för årsstämman.
Styrelsens arbete
Enligt antagen arbetsordning har styrelsen minst sex ordinarie sammanträden per år plus konstituerande sammanträde efter årsstämman och därutöver när situationen så påkallar.
Under 2014 hade styrelsen totalt elva sammanträden inklusive det konstituerande sammanträdet.
Styrelseledamöterna har deltagit vid samtliga styrelsemöten med undantag av Ulf Barkman och Petter Stillström vid ett tillfälle. Samtliga beslut har fattats enhälligt av styrelsen.
Bolagets ekonomidirektör är styrelsens sekreterare. Andra tjänstemän i bolaget deltar i styrelsens sammanträden såsom föredragande av särskilda frågor eller om så annars bedöms lämpligt.
Styrelsearbetet har under året omfattat bland annat frågor avseende koncernens strategiska utveckling, den löpande affärsverksamheten, resultat- och lönsamhetsutvecklingen, företagsförvärv, avyttring av företag och fastigheter, organisation, koncernens finansiella ställning och finansiering av koncernens kapitalstruktur.
Årligen sker under styrelseordförandens ledning utvärdering av styrelsearbetet.
Ersättning till styrelsen
Arvodet till styrelsens ledamöter valda av bolagsstämman beslutas av bolagstämman på förslag av valberedningen. Enligt årsstämmans beslut 2014 uppgår arvodet till var och en av de stämmovalda styrelseledamöterna till 175 000 kronor samt till styrelsens ordförande utgår 325 000 kronor, att gälla till årsstämman 2015. Det sammanlagda arvodet uppgår därmed enligt årsstämmans beslut till
1 200 000 kronor. Styrelseledamot kan om skattemässiga förutsättningar finns för fakturering och under förutsättning att det är kostnadsneutralt för bolaget, ges möjlighet att fakturera styrelsearvodet genom sina bolag. Om styrelseledamot fakturerar styrelsearvode via sitt bolag skall arvodet ökas med ett belopp som motsvarar sociala avgifter och mervärdesskatt enligt lag.
Ersättning för uppdrag som ordförande i revisionsutskottet utgår med 25 000 kronor. Ingen ytterligare ersättning har utgått till någon styrelseledamot.
Ersättningsutskott
Styrelsen har utsett ett ersättningsutskott som består av ordföranden, Lars-Åke Rydh och styrelseledamöterna Hans Franzén och Agne Svenberg. Ersättningsutskottet utarbetar ”Styrelsens förslag till principer för ersättning till ledande befattningshavare”, samt tillämpningen av denna. Förslaget behandlas av styrelsen för att därefter läggas fram för årsstämmans beslut. Med utgångspunkt i årsstämmans beslut beslutar styrelsen om ersättning till verkställande direktören. På förslag av verkställande direktören fattar ersättningsutskottet beslut om ersättning till övriga medlemmar i koncernledningen. Styrelsen informeras om ersättningsutskottets beslut. För koncernledningen ska tillämpas marknadsmässiga löner och övriga anställningsvillkor. Utöver fast grundlön kan koncernledningen även erhålla rörlig ersättning, vilken kan komma att uppgå till högst 58 % av fast lön. Ersättningsnivån jämfört med 2013 för rörlig ersättning är oförändrad. Ledande befattningshavare i OEM-koncernen ska ha marknadsmässiga pensionsvillkor som ska vara premiebaserade och högst uppgå till 30 % av fast ersättning. Nivån på pensionsvillkor är oförändrad jämfört med 2013. Alla aktierelaterade incitamentsprogram ska beslutas av stämman. Just nu finns inga dylika incitamentsprogram. Uppsägningstiden ska inte vara längre än 24 månader och ska dessutom innebära arbetsplikt under uppsägningstiden.
Ersättningsutskottet har under året sammanträtt vid ett tillfälle där ovanstående förslag till principer beslutades.
Förslag till riktlinjer för ersättning till ledande befattningshavare beskrivs närmare på sidan 59 och kommer att föreläggas årsstämman 2015 för beslut.
Revisionsutskott
Styrelsen har under året haft ett särskilt revisionsutskott som bestått av ordföranden Ulf Barkman och Lars-Åke Rydh. Utskottets ledamöter är oberoende i förhållande till bolaget, bolagsledningen och i förhållande till bolagets större ägare.
Revisionsutskottet ska, utan att det påverkar styrelsens ansvar och uppgifter i övrigt, övervaka bolagets finansiella rapportering, övervaka effektiviteten i bolagets interna kontroll och riskhantering med avseende på den finansiella rapporteringen, hålla sig informe¬rade om revisionen av årsredovisningen och koncernredovisningen, granska och övervaka revisorns opartiskhet och självständighet och därvid särskilt uppmärksamma om revisorn tillhandahåller bolaget andra tjänster än revisionstjänster. Revisionsutskottet utvärderar genomförd revisionsinsats och informerar bolagets valberedning om resultatet av utvärderingen samt biträder valberedningen vid framtagandet av förslag till revisorer samt arvoderingen av revisionsinsatsen.
Revisonsutskottet har sammanträtt vid fyra tillfällen och vid tre av dessa tillfällen träffat extern revisor. Styrelsen och revisionsutskottet har i anslutning till att styrelsen fastställde årsbokslutet vid styrelsemötet i februari 2015 haft genomgång med och fått rapport från bolagets externa revisor. Revisorernas rapporter har inte föranlett någon särskild åtgärd från styrelsens samt revisionsutskottets sida. Sammansättningen av ovanstående revisonsutskott avviker från Kodens regler avseende att revisionsutskottet består av två styrelseledamöter istället för tre styrelseledamöter. Bedömningen är att det är rimligt att denna storlek av bolag har ett revisionsutskott bestående av två ledamöter då även styrelsen träffar revisorn vid ett tillfälle.
VD och övrig koncernledning
Verkställande direktören Jörgen Zahlin leder verksamheten i enlighet med aktiebolagslagen, andra lagar och förordningar, gällande regler för aktiemarknadsbolag, bolagsordningen och av styrelsen fastställda interna styrinstrument samt i enlighet med av styrelsen fastställda mål och strategier. Verkställande direktören tar i samråd med styrelsens ordförande fram nödvändigt informations- och beslutsunderlag inför styrelsemöten, föredrar ärenden och motiverar förslag till beslut. Verkställande direktören leder koncernledningens arbete och fattar beslut i samråd med övriga i koncernledningen. Denna bestod 2014 av förutom Jörgen Zahlin av Jan Cnattingius, Jens Kjellsson, Urban Malm, Patrick Nyström, Sven Rydell, Fredrik Simonsson och Mikael Thörnkvist. Mikael Thörnkvist deltog t.o.m. augusti.
Koncernledningen har regelbundna verksamhetsgenomgångar under verkställande direktörens ledning. En närmare presentation av VD och koncernledningen finns på sidan 84-85 i detta dokument samt på bolagets webbplats, under avsnittet Företaget/Koncernledning.
Revisorer
Enligt bolagsordningen ska bolaget ha minst en av årsstämman utsedd revisor, och om denne inte är ett revisionsbolag, en revisorssuppleant. Bolagets revisorer arbetar efter en revisionsplan och rapporterar sina iakttagelser till bolagsledningar, koncernledningen och till revisionsutskottet och styrelsen, dels under revisionens gång och dels i samband med att årsbokslutet fastställs. Interna rutiner och kontrollsystem granskas löpande under året. Slutlig granskning av årsbokslut och årsredovisning görs i januari-februari. Översiktlig granskning görs av kvartalsrapport tre. Redovisning av arvode till revisorerna inklusive arvode för rådgivningstjänster lämnas i not 6. Revisorerna är skyldiga att löpande pröva sitt oberoende inför beslut att genomföra olika rådgivningstjänster.
Revisionen avrapporteras till aktieägarna i form av revisionsberättelse och andra yttranden som utgör en rekommendation till aktieägarna inför olika beslutspunkter på årsstämman. Revisionsberättelsen innehåller förslag beträffande fastställande av resultaträkningen och balansräkningen för moderbolaget samt rapport över totalresultat och rapport över finansiell ställning för koncernen, disposition av vinsten i moderbolaget samt ansvarsfrihet för styrelsens ledamöter och verkställande direktören.
Arbetsinsatserna omfattar bland annat granskning av efterlevnaden av bolagsordningen, aktiebolagslagen och årsredovisningslagen samt International Financial Reporting Standards (IFRS), frågor rörande värdering av poster i rapport över finansiell ställning/balansräkning för koncernen/moderbolaget, uppföljningar av väsentliga redovisningsprocesser samt av styrning och ekonomisk kontroll.
Bolagets revisor träffar revisionsutskottet tre gånger per år samt styrelsen en gång per år. Bolagets revisor deltar också vid årsstämman och beskriver och uttalar sig där om revisionsarbetet.
Vid årsstämman 2014 valdes KPMG AB till revisorer för tiden intill utgången av årsstämman 2015. Huvudansvarig revisor är sedan årsstämman 2009 auktoriserad revisor Kjell Bidenäs. KPMG genomför revisionen i OEM International AB samt i merparten av dotterbolagen.
Bland Kjell Bidenäs övriga större uppdrag kan nämnas L E Lundbergföretagen AB (publ) samt Väderstad-Verken AB.
Intern kontroll och riskhantering avseende finansiell rapportering för räkenskapsåret 2014
Enligt årsredovisningslagen ska styrelsen årligen lämna en beskrivning av de viktigaste inslagen i bolagets system för intern kontroll och riskhantering avseende den finansiella rapporteringen. Styrelsen ansvarar enligt aktiebolagslagen för den interna kontrollen. I detta ansvar ingår att årligen utvärdera den finansiella rapporteringen som styrelsen erhåller och ställa krav på dess innehåll och utformning för att säkerställa kvaliteten i rapporteringen. Detta krav innebär att den finansiella rapporteringen ska vara ändamålsenlig med tillämpning av gällande redovisningsregler, tillämpliga lagar och förordningar och övriga krav på noterade bolag. Styrelsen ansvarar för att det finns ett betryggande system för intern kontroll, som täcker alla väsentliga risker för fel i den ekonomiska rapporteringen. OEMs system för intern kontroll omfattar kontrollmiljön, riskbedömning, kontrollåtgärder, information och kommunikation samt uppföljning.
Kontrollmiljö
OEM bygger och organiserar sin verksamhet med utgångspunkt i ett decentraliserat lönsamhets- och resultatansvar. Basen för intern kontroll i en decentraliserad verksamhet utgörs av en väl förankrad process som syftar till att definiera mål och strategier för respektive verksamhet. Definierade beslutsvägar, befogenheter och ansvar kommuniceras genom interna instruktioner och av styrelsen fastställda riktlinjer och policys. Dessa dokument tydliggör ansvars- och arbetsfördelningen såväl mellan styrelse och verkställande direktör som inom den operativa verksamheten. Dessa inkluderar också bland annat finanspolicy, rapporteringsmanual för ekonomisk och finansiell rapportering och instruktioner inför varje bokslut. För koncernens bokslutsprocess används ett koncerngemensamt rapporteringssystem.
Riskbedömning
OEM har etablerat rutiner för att hantera risker som styrelse och bolagsledning bedömer vara väsentliga för den interna kontrollen avseende finansiell rapportering. Koncernens exponering mot ett flertal olika marknads- och kundsegment samt att verksamheten bedrivs i ett 30-tal bolag medför en betydande riskspridning. Riskbedömningen görs med utgångspunkt i koncernens rapport över finansiell ställning och rapport över totalresultat för att identifiera risken för väsentliga fel. För OEM-koncernen som helhet är de största riskerna kopplade till intäktsredovisning samt varulager och kundfordringar.
Kontrollåtgärder
OEM har baserat på gjorda riskbedömningar fastställt ett flertal kontrollåtgärder. Dessa är både av förebyggande natur och av upptäckande natur. Exempel på kontrollaktiviteter är transaktionsrelaterade kontroller så som regelverk kring attest och investeringar samt tydliga utbetalningsrutiner, men även analytiska kontroller som utförs av koncernens controllerorganisation och centrala ekonomifunktion. Dessutom finns olika kontrollaktiviteter kopplade till inköps-, logistik- och försäljningsprocessernas hantering. Controllers och ekonomichefer på samtliga nivåer inom koncernen har en nyckelroll vad gäller integritet, kompetens och förmåga att skapa den miljö som krävs för att uppnå transparent och rättvisande finansiell rapportering. En viktig övergripande kontrollaktivitet är den månatliga resultatuppföljning som genomförs via det interna rapporteringssystemet och som analyseras och kommenteras i det interna styrelsearbetet. Resultatuppföljningen omfattar avstämning mot uppsatta mål, tidigare utfall samt uppföljning av ett antal nyckeltal. Respektive bolag i koncernen har en aktiv styrelse där någon ur koncernens ledningsgrupp är ordförande. Regelbundna besök från koncernledningen görs hos dotterföretagen vid vilka ekonomisk uppföljning sker.
Information och kommunikation samt Uppföljning
Den interna informationen och externa kommunikationen regleras på övergripande nivå bland annat av en informationspolicy.
På koncernens intranät finns aktuella styrande dokument och instruktioner tillgängligt.
Styrelsen erhåller månadsvis kommentarer från verkställande direktören över affärsläget och verksamhetens utveckling. Styrelsen avhandlar såväl alla kvartalsbokslut som årsredovisningen innan dessa publiceras. Vid varje styrelsesammanträde behandlas den ekonomiska situationen. Styrelsens ledamöter har då tillfälle att ställa frågor till bolagsledningen.
Bolagets revisorer medverkar tre gånger vid revisionsutskottsmöten samt vid ett styrelsemöte per år och informerar om sina iakttagelser om bolagets interna rutiner och kontrollsystem. Styrelsens ledamöter har då tillfälle att ställa frågor. Styrelsen tar årligen ställning till väsentliga riskområden och utvärderar den interna kontrollen.
Vidare utvärderar OEMs ledning löpande den interna kontrollen avseende den finansiella rapporteringen framför allt genom egna analyser, att ställa frågor och ta del av controllerfunktionens arbete.
Intern revision
Bolaget och koncernen har en förhållandevis enkel juridisk och operativ struktur och utarbetade styr- och internkontrollsystem. Styrelsen följer löpande upp de olika koncernbolagens bedömningar av den interna kontrollen bl.a. genom kontakter med bolagets revisorer. Styrelsen har mot bakgrund av detta valt att inte ha en särskild intern revision.