Bolagsstyrningsrapport 2008

Bolagsstyrningsrapport Inledning

OEM International AB är moderbolag i koncernen.

Styrelsen ansvarar för bolagets organisation och förvaltning och bedömer fortlöpande moderbolagets och koncernens situation. I styrelsens ansvar ingår även bolagsstämmor, nomineringsprocess, utskottens samt revisorernas arbete.

Bolagsstämma
Årsstämma skall hållas inom sex månader från räkenskapsårets utgång i Tranås kommun. Samtliga aktieägare som inför stämman är registrerade i aktieboken och som anmält deltagande har rätt att delta och rösta för sitt totala aktieinnehav

Nomineringsprocess
Årsstämman väljer styrelseledamöter för ett år. Vid årsstämman 2008 lämnade valberedningen förslag till ordförande och övriga ledamöter i styrelsen samt till styrelsearvoden och eventuell ersättning för utskottsarbete.
Valberedningens instruktioner, som antogs vid årsstämman, innebär att styrelsens ordförande skall sammankalla valberedning. Valberedningen skall bestå av en representant för envar av de minst tre och högst fyra största aktieägarna i bolaget jämte styrelseordföranden, om denna inte är ledamot i egenskap av ägarrepresentant.
Om aktieägare inte utövar sin rätt att utse ledamot skall den till röstetalet närmast följande största aktieägare ha rätt att utse ledamot i valberedningen. Namnen på ledamöterna, tillsammans med namnen på de aktieägare de företräder, skall offentliggöras senast sex månader före årsstämman 2009 och baseras på de kända röstetalen omedelbart före offentliggörandet. Valberedningens mandatperiod skall sträcka sig fram till dess att ny valberedning utsetts. Ordförande i valberedningen skall vara styrelsens ordförande.
Om väsentlig förändring sker i bolagets ägarstruktur efter det att valberedningen utsetts skall också valberedningens sammansättning ändras i enlighet med principerna ovan. Aktieägare som utsett representant till ledamot i valberedningen skall ha rätt att entlediga sådan ledamot och utse ny representant till ledamot i valberedningen, liksom att utse ny representant om den av aktieägaren utsedde ledamoten väljer att lämna valberedningen. Förändringar i valberedningens sammansättning skall offentliggöras så snart sådana har skett.
Valberedningen skall arbeta fram förslag i nedanstående frågor att förelägga årsstämman 2009 för beslut:
• förslag till stämmoordförande
• förslag till styrelseledamöter
• förslag till styrelseordförande
• förslag till styrelsearvoden
• förslag till arvode för ev. kommittéarbete
• förslag till revisionsarvode
• förslag till beslut om valberedning
Valberedningen skall i samband med sitt uppdrag i övrigt fullgöra de uppgifter som enligt svensk bolagskod för bolagsstyrning ankommer på valberedningen och vid behov ha rätt att belasta bolaget med skäliga kostnader, t.ex. för externa konsulter, som av valberedningen bedöms nödvändiga för att valberedningen skall kunna fullgöra sitt uppdrag.
Valberedningen som skall verka inför årsstämman 2009 består av Jan Svensson, ordförande, Hans Franzén, Orvar Pantzar och Agne Svenberg. Inget arvode har utgått för medverkan i valberedningen

Styrelsen
Styrelsen i OEM består av sju styrelseledamöter. Inga suppleanter finns. Samtliga ledamöter är valda för ett år. Ingen ledamot innehar något uppdrag i koncernen. Sekreterare i styrelsen är koncernens ekonomidirektör.
Vid årsstämman 2008 valdes Jan Svensson till styrelsens ordförande. Styrelsens ledamöter representerar sammantaget 52 % av bolagets röstandel och 27 % av dess kapitalandel.
Styrelsen fastställer årligen en arbetsordning som reglerar styrelsens sammanträden, ärenden som skall tas upp vid dessa sammanträden, arbetsfördelning mellan styrelsen och verkställande direktören samt vissa övriga frågor. I instruktion till verkställande direktör regleras dennes arbetsuppgifter och rapporteringsskyldighet gentemot styrelsen.
Styrelsen har under sin verksamhetstid haft fem möten. Vid tre av mötena har det saknats en ledamot, dock olika ledamöter vid varje tillfälle, i övrigt har styrelsen varit fulltalig.

Vid ett möte har bolagets revisor närvarit och lämnat redogörelse för iakttagelser vid den granskning som gjorts. Bland de frågor som behandlas i styrelsen finns strategiska frågeställningar, förvärv, budgets och prognos för dotterföretagen samt ekonomisk uppföljning av verksamheten.

Genom ordförandens försorg har styrelsen utvärderat sitt arbete och samtliga ledamöter har härvid lämnat sina synpunkter.

För ytterliggare information om av årsstämman valda styrelseledamöter hänvisas till sidorna xx-xx i denna årsredovisning

Utskott
Styrelsen har inrättat ett ersättningsutskott och ett revisionsutskott. Ersättningsutskottet består av Jan Svensson (ordförande), Hans Franzén och Agne Svenberg. Revisionsutskottet utgörs av styrelsen i dess helhet.

Ersättningsutskottet har haft ett möte och då varit fulltaligt. Utskottet lämnar förslag till styrelsen om ersättning till verkställande direktören och ger dessutom stöd till denne när det gäller kompensation till övriga ledande befattningshavare. Styrelsen fattar härefter beslut i ärendet.

Revisionsutskottet har haft ett sammanträde, då samtliga deltagare samt bolagets revisorer varit närvarande. Vid detta möte presenterades de iakttagelser som gjorts vid revisionen.

Ersättning till verkställande direktör består av en fast och en rörlig del, varav den rörliga delen är baserad på uppnådda individuellt fastställda mål. Ersättning till övriga personer i ledande befattning består även dessa av en grundlön och en på fastställda nyckeltal baserad rörlig del. Den rörliga delen är maximerad till ett visst antal månadslöner.

Revisorer
Vid årsstämman 2008 valdes KPMG AB till revisorer med Niklas Bengtsson som huvudansvarig revisor. Han har inga uppdrag i bolag som är närstående till OEMs större ägare eller verkställande direktör.
Revisorerna har lämnat rapport till styrelsen över revisionsuppdraget och även beträffande den interna kontrollen i koncernen vid styrelsemöte.

Koncernens operativa styrning

Ledningsgrupp
Koncernens ledningsgrupp har under 2008 bestått, utöver verkställande direktören, av fem ansvariga för olika affärsområden samt ekonomidirektören ansvarig för stabsfunktionerna finans/ekonomi/IT/HR. Koncernledningen har minst sex möten per år för att gå igenom resultat, läget i verksamheten samt strategiska och operativa frågor. Ett möte per år är mer omfattande i tid och då planeras och diskuteras verksamheten mer ingående.

Affärsområden
OEMs rörelsedrivande dotterföretag ingår i fyra affärsområden/grupper, OEM Automatic, OEM Electronics, Cyncrona och Development.

Styrning av dotterföretagen
Affärsområdescheferna leder verksamheten i underliggande bolag och ansvarar även för affärsområdets resultat och förvaltning. Koncernens affärsmässiga organisation bygger på decentralisering av ansvar och befogenheter. Affärsområdena ansvarar för att utveckla sina respektive verksamheter och för att uppfylla finansiella mål, som bland annat avser avkastning sysselsatt kapital, kapitalbindning och rörelsemarginal.

Intern kontroll och finansiell rapportering
Basen för den interna kontrollen avseende den finansiella rapporteringen utgörs av kontrollmiljön med organisation, beslutsvägar, befogenheter och ansvar som dokumenteras och kommuniceras i styrande dokument. Som exempel kan nämnas arbetsfördelning mellan styrelsen och verkställande direktören samt instruktioner för attesträtt och redovisnings- och rapporteringsinstruktioner.
De risker som identifieras avseende den finansiella rapporteringen hanteras genom koncernens kontrollstruktur.
I syfte att främja fullständighet och riktighet i den finansiella rapporteringen finns styrande dokument som har delgivits berörd personal. Uppföljning av effektiviteten och efterlevnaden sker dels genom programmerade kontroller, dels genom personella rutiner. Koncernen har ett gemensamt rapportsystem i vilket all rapportering sker. Regelbundna besök från koncernledningen görs hos dotterföretagen vid vilka ekonomisk uppföljning sker, samtidigt som controllerverksamheten utvecklas.
Styrelsen erhåller månatliga ekonomiska rapporter och vid varje styrelsemöte behandlas koncernens ekonomiska situation.

Svensk kod för bolagsstyrning
Den reviderande koden trädde i kraft 1 juli, 2008 och gäller samtliga svenska bolag vars aktier är upptagna till handel på en reglerad marknad. Bolag som före detta datum inte tillämpat den dittills gällande Koden ska från detta datum tillämpa den reviderade Koden så snart som möjligt och senast i samband med den första årsstämma som hålls efter den 1 januari 2009.
OEMs styrelse och ledning strävar efter att implementera arbetsformer som följer den nya reviderade kodens arbetssätt.
 

Highslide for Wordpress Plugin